Práctica Recursos Humanos

📌 Módulo 6: Formación y Desarrollo🙌

Bien, llegó el momento de abordar uno de los temas que más me emocionan ☺️. En el siguiente módulo abordaremos cómo afrontar la capacitación del personal. Veremos cómo detectar necesidades de capacitación, los diferentes tipos que nos podemos encontrar y, por supuesto, explicaremos los pasos que debemos seguir para desarrollar el plan de capacitación. ¡Comencemos! 💪

🌟 Introducción

El mundo laboral cambia a una velocidad vertiginosa. La tecnología, los nuevos modelos de trabajo y las transformaciones sociales exigen que nosotros como empresas nos mantengamos actualizadas y competitivos. En este contexto, la CAPACITACIÓN se convierte en una herramienta estratégica: permite que los colaboradores crezcan profesionalmente, mejoren sus habilidades y contribuyan al logro de los objetivos de la organización.

Recordemos que en el módulo anterior, al evaluar el desempeño de las personas y los resultados obtenidos, podemos identificar necesidades de capacitación si es necesario.

👉 No debemos pensar la capacitación como un gasto, sino que la tenemos que vender como una inversión en el talento que ayuda a la competitividad de la empresa.

📝¿Por qué es importante la capacitación?

El propósito de la formación es ayudar a los empleados a desarrollar nuevas habilidades (skills) y potenciar su desempeño en el puesto de trabajo. Así como también facilitar las transiciones en cambios de procesos productivos. Por otro lado, es importante que tengamos presentes las aspiraciones personales de cada trabajador, la formación los ayudará a avanzar en sus carreras, pero principalmente, ayudará a la motivación para afrontar los cursos que les permitirán enfrentar los desafíos del futuro.

Debemos garantizar que la capacitación llegue a todos los niveles de nuestra organización, puede que toda la empresa necesite de una, como el caso de la prevención de riesgos, o que cada área o persona la necesite de forma particular para favorecer el desarrollo de habilidades blandas (soft skills). Es recomendable que llevemos un registro de las capacitaciones para hacer un seguimiento y asegurar su efectividad.

📌 El papel del Departamento de Capacitación

Antes de comenzar con el proceso de capacitación, es importante que entendamos cuál es la misión que tenemos como departamento de Formación y Desarrollo.

• Lo que se enseña responde a una necesidad real de la organización.
• Los conocimientos sean efectivamente aprendidos.
• Lo aprendido se aplique en el puesto de trabajo.
• Los resultados se sostengan en el tiempo.

Los últimos dos puntos serán de suma importancia. Soy consciente que la formación de personas es algo fantástico, sin embargo, si los contenidos enseñados no son aplicables o sostenidos en el tiempo, existe el riesgo de que se olvide lo aprendido, lo que lleva a una pérdida de recursos de la organización.

La misión nuestra como departamento de capacitación es formar a las personas para que tengan éxito en sus tareas. Pero debemos tener presente que no todo lo podemos solucionar con una capacitación.

🎯 Claves para una capacitación efectiva

Al momento de diseñar el plan de capacitación, aquí les presento algunos principios a considerar al crear la formación y que la misma sea efectiva. Vamos con ellos... 😉

• Utilidad: lo que se aprende debe ser aplicado de manera práctica en el trabajo. Es necesario que transmitamos al personal la importancia de la formación y lo que significa para su crecimiento profesional.
• Aprendizaje significativo: los nuevos conocimientos deben relacionarse con los saberes previos del trabajador. Además, es importante que utilicemos ejemplos y casos prácticos que faciliten la comprensión.
• Funcionalidad: el aprendizaje debe poder aplicarse y mantenerse en el tiempo. Aquí sí toma relevancia "que lo que se enseña, se aplique". Y que el nuevo conocimiento se ramifique en otros saberes.
• Participación: fomentar la intervención activa de las personas en su propio desarrollo. Fomentar que se involucren de forma activa en su proceso de aprendizaje.
• Evaluación: utilizarla como herramienta de mejora, no como castigo.
• Decisión: tendremos dos alternativas: que la capacitación sea un requerimiento del puesto o que permitamos la opción de una iniciativa voluntaria.
• Tiempo: planificar adecuadamente para no afectar las tareas diarias. Es el mayor desafío que afrontamos, ya que debemos encontrar el equilibrio entre la formación y las responsabilidades laborales.
• Motivación: el punto más importante. No siempre el empleado tiene interés en adquirir nuevos conocimientos, por ello debemos hacer atractiva la experiencia del proceso formativo. Es recomendable que indiquemos previamente los beneficios de la misma.

Hemos aprendido el rol del departamento de Capacitación, así como las claves que nos permiten alcanzar una formación mucho más efectiva. Asi que vamos a continuar explicando cómo detectamos las necesidades de capacitación.

📋 Identificación de necesidades de capacitación

Antes de iniciar un plan de formación, debemos asegurarnos de que realmente se trata de un problema que puede resolverse con capacitación.

En muchos casos, los obstáculos pueden estar relacionados con herramientas inadecuadas, problemas organizacionales o falta de recursos, más que con conocimientos.

Por eso, antes de iniciar el plan de capacitación, tenemos que determinar si los problemas se pueden solucionar por otras vías. Si una capacitación es necesaria, entonces tendremos que detectar a qué necesidad responde. Veamos cómo podemos identificar si responde a una carencia de conocimientos, habilidades o actitudes.

Existen tres tipos de necesidades de capacitación, que son los que nos ayudarán a identificar si es necesario realizar una formación o no. Veamos cuáles son:

1. Discrepancia ➡️Cuando las tareas ejecutadas no cumplen con los objetivos que se buscan lograr, puede deberse a una carencia de habilidades, conocimientos o actitudes. Por ejemplo, si el personal de piso tarda en hacer las piezas, posiblemente es porque no tiene la destreza o desconoce un método más eficaz para hacerlo. Discrepancias en la preparación de pizzas: en la cocina no tienen estandarizados los parámetros sobre cuánta cantidad de producto se debe incluir en las pizzas, el resultado es desigual.
2. Cambio ➡️ Se modifica el proceso de producción, no cambian los conocimientos o habilidades de la persona, solamente la forma en que realiza la tarea. Por ejemplo, en una panadería se decide pasar de una amasadora normal a una industrial, entonces la persona debe aprender a utilizar la nueva maquinaria, pero los conocimientos de las diferentes masas se mantienen.
3. Incorporación ➡️ Aquí, efectivamente, nos referimos a la adquisición de una nueva habilidad o conocimiento debido a una modificación en las tareas o por el hecho de un traslado de área. Por ejemplo, tenemos una persona en el área de administración y ahora decidimos que va a colaborar con los procesos de reclutamiento en Recursos Humanos. Será necesario formarlo para que su traspaso sea más efectivo.

Estas necesidades se pueden analizar en tres niveles:

• Funcional: Debemos detectar e intentar responder a resolver un requerimiento de la función específica del trabajo.
• Situacional: Hace referencia a resolver la forma en que desempeñará la persona en sus tareas.
• Personal: Tenemos que tener presente que las personas no son todas iguales, nos vamos a enfocar en las particularidades de cada empleado.

Hemos identificado el papel que debemos cumplir como departamento. Los puntos en los que nos tenemos que enfocar para que nuestro proceso de capacitación sea efectivo. Y también aprendimos a identificar las necesidades que nos permiten iniciar el proceso formativo. Por ello, ahora veamos los pasos que podemos seguir para que nuestro proceso de capacitación sea positivo. Vamos, aún nos queda por descubrir en esta fascinante área. ☺️

📅 Etapas del proceso de capacitación

Para que nuestro proceso de Capacitación sea exitoso debemos planificarlo y ejecutarlo de forma clara. Veamos una secuencia que nos permita lograr dicho objetivo.

1. Identificación de necesidades de capacitación => Año a año, junto con las diferentes áreas, debemos identificar las necesidades de capacitación, con el fin de ayudarlas a cumplir los objetivos.
2. Planificación del proceso formativo => Es fundamental que determinemos un cronograma con los plazos prioritarios de cada fase.
3. Invitación y comunicación a los participantes => Es primordial que los trabajadores participen en el armado de la formación, así como también conocer sus opiniones y sugerencias.
4. Selección y evaluación de contenidos e instructores => Sí, es importante conocer los contenidos que se van a dictar, especialmente cuando la formación será impartida por un tercero externo. Nos aseguramos de que se dicte lo que se debe dar.
5. Implementación de la capacitación => El momento en el que dictamos la capacitación. Nos tenemos que asegurar de que el espacio donde se impartirá se encuentre en condiciones, así como también que todos posean los materiales necesarios para participar de la formación. Ello lo establecemos en el plan de capacitación, que lo veremos a continuación.
6. Seguimiento y medición de resultados => Primordialmente para conocer si la capacitación fue efectiva y por si es necesario un refuerzo.
7. Registro y documentación de las capacitaciones (Training MIS) => Mantener un registro de las capacitaciones nos ayudará a mejorar, tener presente cuándo se dieron las capacitaciones y, en especial, los costos en que hemos incurrido en ellas.

¿Qué les parece si descubrimos cómo podemos hacer para llevar un seguimiento y registro de las capacitaciones que dictamos en nuestra empresa? Vamos a ello... 🙌

🎯 Medición y seguimiento

Medir la efectividad y el impacto de la capacitación es significativo. Nosotros queremos saber si las personas están aprendiendo, si asisten, si los cursos ayudan a su motivación o también si el capacitador está cumpliendo con los objetivos de la misma. El seguimiento nos permite saber si se están aplicando los nuevos conocimientos a las tareas diarias.

Algunas herramientas que podemos utilizar para medir y hacer seguimiento son:

• Registro de asistencia y participación.

• Tests de diagnóstico previo y posterior.

• Encuestas de satisfacción y feedback de los participantes.

• Evaluación del impacto en el desempeño laboral.

Además, el Training MIS (Sistema de Información de Capacitación) debe permitirnos obtener reportes cuantitativos y cualitativos sobre las acciones formativas, las horas invertidas y el retorno de la inversión.

📝 Elaborando el Plan de Capacitación

Hemos aprendido sobre el rol del departamento de Capacitación, qué aspectos debemos considerar para que la formación sea efectiva y a detectar las necesidades de capacitación. Ahora es el momento de aprender a crear nuestro plan de capacitación.

¿Qué es el Plan de Capacitación? 🤔

Se trata del plan que vamos a elaborar para presentar a la empresa, al principio lo presentaremos de forma general y luego de su aprobación, continuaremos con el diseño de las acciones formativas. Veamos qué podemos incluir en nuestro plan de formación.

👇A continuación, les paso un listado con los puntos que podemos incorporar en nuestro Plan de Capacitación:

objetivos, materiales, la accion a tomar, tipo de curso, presupuesto, profesional formador

• Justificación

  Comenzaremos explicando el problema que hemos encontrado y que vamos a resolver con la presente formación. Vamos a justificar por qué vamos a llevar adelante la capacitación.

• Objetivos

  • General => Explicamos lo que pretendemos lograr con la capacitación, así como el impacto que tendrá en la organización. Refleja el motivo de la formación y cómo se verá la empresa a futuro.

  • Operacionales => Vamos a describir las tareas que podrá realizar el trabajador en su puesto de trabajo luego de la capacitación. Tienen que expresar conductas observables y tienen que ser claros. Es recomendable que escribamos uno por cada objetivo operacional.

  • Aprendizaje => Indicaremos las habilidades o conocimientos, así como todo saber adquirido que se espera que los empleados hayan adquirido luego de la capacitación. Estos objetivos deben ser realistas, pero que luego puedan ser fácilmente identificables cuando las personas realicen sus tareas.

  El objetivo quedaría redactado de la siguiente manera => "Una vez concluida la formación, las personas tendrán la capacidad de realizar análisis de datos y presentaciones gráficas con Power BI una vez finalizada la capacitación, lo que posibilitará visualizar los datos en tiempo real y procesar el 100% de la información de la base".

• Contenidos

  Surgen de los objetivos y hacen referencia a cualquier contenido que se quiera enseñar, ya sean, principios, valores, procedimientos, normas, etc. Recuerden que debemos seleccionar y organizar el contenido, para facilitar el dictado del mismo.

  • Selección => No podemos dar todo. Debemos darle relevancia a los temas más importantes y que sean aplicables a las tareas. Recuerden que deben estar relacionados a los objetivos que planteamos.

  • Organización => Una vez que hemos escogido el contenido, es necesario organizarlo de manera lógica para hacer más fácil el aprendizaje y la formación. Vamos a ir de lo general a lo particular y de lo simple a lo complejo.

• Técnicas de Enseñanza

  En este punto nos vamos a centrar en explicar la forma en la que vamos a dictar los contenidos. Recuerden que hay infinidad de técnicas y es por ello que debemos encontrar aquella que se ajusta a nuestra necesidad.

  Tenemos que tener presente también el dominio del contenido que vamos a exponer, si es técnico, psicomotriz o actitudinal. Así como también el tiempo que poseemos, el espacio físico que vamos a destinar y las características del grupo que va a participar, recuerden que las personas no son todas iguales. Debemos facilitar un entorno que permita un aprendizaje en el cual lo nuevo pueda ser asociado a lo que las personas ya conocen.

  Son varias las técnicas formativas con las que nos vamos a encontrar, pero las más frecuentes son:

  • Expositiva => Como su nombre lo indica, hace referencia a una clase expositiva, ideal para exponer conocimientos teóricos o esclarecer conceptos básicos. Debemos tener en cuenta que su limitación es que la charla se convierta en una escucha sin intercambio de ideas. También se nos dificultará para evaluar la incorporación de los contenidos.

  • Interrogación didáctica => Igual a la anterior, pero en esta ocasión sí le daremos importancia a la generación de diálogo y el intercambio de ideas. Debemos partir desde lo que ya saben las personas y a partir de allí creamos puentes entre lo nuevo y lo conocido.

  • Panel educativo => Consiste en crear una exposición de varias personas que vienen a hablar de un mismo tema. Se crea un debate entre los expositores, es recomendable permitir que las personas pregunten por si necesitan la aclaración de algún tema.

  • Método de casos => El aprendizaje consiste en trabajar con un caso determinado, el cual se expone al grupo para que lo analicen y debatan la toma de decisiones. Buscamos promover que los participantes estudien la situación y arriben a sus propias conclusiones sobre los caminos o acciones que deciden tomar. Es recomendable plantear temas que no posean una única solución.

  • Juego de roles => Se presenta una historia y los participantes deben asumir roles de la misma. Podemos dar un contexto, pero no es necesario un guion que deban seguir, queda sujeto a la imaginación y originalidad de los participantes.

  • Juego didáctico => Aprender a través de juegos. La dinámica del mismo le permite ir incorporando los conocimientos.

  • Torbellino de ideas (Brainstorming) => Una técnica de grupo en la que buscamos fomentar el desarrollo de ideas por parte de los participantes. La idea es crear un clima informal que permita expresarse sin críticas para permitir la libre imaginación y así poder lograr la aparición de una idea que inspire a todos. Es conveniente que el grupo conozca anteriormente el tema a trabajar para facilitar la dinámica. Al finalizar, se debe hacer un resumen y extraer conclusiones de todo lo aportado.

  • Formación en el trabajo => Es la más común. Sucede también durante el onboarding y generalmente la impartimos a nuevos empleados, a quienes explicamos las funciones de su trabajo. También se puede dar con la rotación de puestos, donde lo preparamos para diferentes posiciones y cada encargado de área le enseña las tareas. Otra forma de formación en el trabajo sucede cuando preparamos para ocupar el puesto de una persona que se retira de la empresa.

  • e-Learning => La formación del personal es a través de una plataforma online. Las personas son las encargadas de formarse en los cursos ofrecidos y realizarlos a su tiempo. Recuerden que la desventaja de este método es que se dificulta la resolución de dudas y especialmente que se encuentren motivados de hacerlo. Además, debemos contemplar un "extra" si lo hacemos fuera del horario de trabajo.

  • Observación profesional => Como su nombre lo indica, el individuo aprende de un experto mientras este realiza sus tareas cotidianas; lo sigue en su trabajo y observa para determinar la labor que debe llevar a cabo.

  • Outdoor training => Se lleva a cabo fuera del aula y se presenta una actividad destinada a trabajar conceptos abstractos. Además de favorecer la observación del rendimiento, son perfectos para fomentar el trabajo en equipo o el liderazgo individual.

  Estas son algunas de las técnicas que podemos emplear. Pero los animo a investigar otras, como capacitadores, tengan presente que necesitamos hallar la que se acomode mejor a nuestra compañía y al contenido que queremos proporcionar.

• Recursos Auxiliares

  Son los materiales que nos ayudan a poner en acción la formación como es: una pizarra, computadora, proyector, biromes y todo aquello que sea necesario para llevar a cabo la formación. Es importante que detallemos los recursos que vamos a utilizar en nuestro plan de capacitación, y si es necesario, también indicar si implican un coste, por ejemplo, si alquilamos un lugar para una actividad al aire libre, tenemos que informarlo.

👇 Aquí les facilito un ejemplo de un plan de capacitación para que se puedan orientar con el proceso.

📊 Conclusión

Nosotros, como departamento de Capacitación, actuamos en el presente pensando en el futuro. Nuestro compromiso es lograr mantener la competitividad de la empresa en el tiempo. También debemos ayudar a las personas a desarrollarse y lograr su potencial. Debemos ser capaces de detectar las necesidades de formación y elegir la modalidad que mejor se ajuste a ella. Principalmente, debemos lograr que las personas se sientan motivadas en formarse.

🧠 Ejercicios prácticos

👉 Ejercicio 1:

Crea una matriz de detección de necesidades de capacitación en la que indiques:

1. Puesto o área.
2. Competencia o habilidad a mejorar.
3. Tipo de necesidad (discrepancia, cambio, incorporación).
4. Método de capacitación sugerido..

👉 Ejercicio 2:

Diseña un breve plan anual de capacitación con tres actividades de formación (por ejemplo: liderazgo, atención al cliente y seguridad laboral).

Incluye: objetivos, fechas tentativas, modalidad y responsables.

👉 Ejercicio 3:

La siguiente imagen presenta un comentario respecto a una capacitación enviada por la empresa.

1. ¿Crees que la empresa actuó bien?
2. ¿Puedes indicar a qué tipo de necesidad responde?
3. Suponiendo que el trabajo es administrativo de oficina. ¿Consideras que es una buena acción la capacitación?
4. ¿Consideras que la motivación del personal se verá afectada?
5. Si tuvieses la oportunidad, ¿qué tipo de capacitación plantearías?