Práctica Recursos Humanos

De la Teoría a la Práctica

🧩 Módulo 3: Descripción de Puestos

Antes de iniciar el módulo, déjenme expresarles que este es uno de los procesos que más me entusiasman en el área de Recursos Humanos. Lo considero como uno de los procesos esenciales que necesitamos dedicar tiempo para realizar, dado que obtener un "Manual de Puestos" nos beneficiará en el futuro en diversos procedimientos de Recursos Humanos.

Ahora si, comencemos con el desarrollo del módulo.

📌 ¿Qué es la descripción de puestos?

Una descripción de puestos es un documento donde detallamos con claridad:

Entonces, con la Descripción de Puestos, nuestro objetivo es obtener la realidad del puesto, no el ideal de lo que debería ser. Por ejemplo, si tomamos el caso de un Jefe de Administración, nos vamos a enfocar en conocer sus tareas, como puede ser gestionar los objetivos del departamento o reportar los resultados administrativos al CEO. Las personas a las que reporta o si tiene personal a cargo, las skills que le requiere el puesto, como liderazgo, capacidad de comunicación u otras.

Ejemplo de Descripción de Puestos Ejemplo de Descripción de Puestos Ejemplo de Descripción de Puestos

Veremos entonces en detalle qué información podemos recopilar para la descripción de puestos y luego recopilar todas con el fin de crear nuestro "Manual de Puestos".

📋 ¿Por qué es tan importante?

Porque la descripción de puestos nos ayuda a:

Como pueden observar, llevar a cabo la tarea de crear las descripciones de puestos, nos reporta en un gran beneficio, especialemente porque tendremos mayor conocimiento de la labor que realizan los diferentes puestos en nuestra empresa. Nuevamente repito, por ello es uno de mis procesos favoritos.

🧭 ¿Cómo la elaboramos?

Es convenitente comenzar con este proceso después de haber creado el organigrama, porque es cuando ya tenemos identificados todos los puestos.

Pasos sugeridos:

  1. Listar todos los puestos existentes.
  2. Entrevistar a las personas que los ocupan (presencial o con encuestas).
  3. Analizar tareas, jerarquías y habilidades necesarias.
  4. Redactar la descripción completa.
  5. Revisar y aprobar con quien corresponda.
  6. Guardar y actualizar periódicamente.

🧾 ¿Qué incluir en la descripción de puesto?

Recorte Descripción de Puestos

No existe una única plantilla. Lo importante es que logremos adaptarla a nuestra empresa. A continuación, te comparto los elementos más comunes (les marco con ⭐ los puntos que YO considero claves, los que no pueden faltar):

Encabezado

Las dos primeras son esenciales para identificar el puesto y el lugar donde se encuentra. Luego, si tenemos identificados a nuestros puestos por un ID, resulta conveniente utilizarlo. Es relevante la fecha de creación si deseamos mantener un registro de cuándo se inició el funcionamiento de dicho puesto. La más reciente actualización nos permitirá recordar si hace mucho que no actualizamos las responsabilidades o requerimientos del cargo. Cuando la compañía se divide en varias matrices, naturalmente debemos identificar a cuál pertenece cada puesto con el fin de evitar la duplicidad de puestos; un puesto puede tener diferentes requisitos o tareas de una matriz a otra.

Jerarquía

Para las dos primeras, es crucial que llevemos a cabo una comparación entre el organigrama y las respuestas de la persona que ocupa el puesto, con el fin de asegurarnos de que no existan incongruencias y los niveles de jerarquías sean los adecuados. La dependencia funcional se refiere a si el puesto está involucrado con otros departamentos para desempeñar sus responsabilidades.

Objetivo del puesto

Es crucial que detallemos el motivo del cargo, cuál es su meta dentro de la compañía y qué se espera del puesto. Comprendemos la razón de ser.

Requisitos técnicos

Los requisitos técnicos, cuanto más detallados sean, mejor. Por lo tanto, tendremos que comparar los datos que nos proporciona su superior, los datos de la persona que ocupa el puesto y lo que nosotros estimemos que es necesario para el puesto. Los requisitos técnicos son los que nos permitirán elaborar las ofertas laborales para los puestos y, en la selección, serán los filtros, los que compararemos con la experiencia de los aspirantes.

Competencias

Las competencias son similares al punto anterior, cuanto más específicas sean las soft skills, mejor. Será una gran beneficio cuando posteriormente planificamos los planes de formación, especialemente, cuando llevamos a cabo la movilidad interna.

Responsabilidades y tareas

Ser específico con las tareas que debe cumplir cada puesto, nos ayuda a evitar que se produzcan duplicidad de tareas entre diferentes puestos. Las personas tendrán en claro qué les corresponde hacer.

Condiciones de trabajo

Las condiciones proporcionan claridad sobre el puesto de trabajo, en cuanto a la jornada y horario (si presencial, teletrabajo o híbrida), si se realiza por turnos, si la persona tendrá que viajar o los beneficios que como empresa brindamos al cargo. Cuanto más claras sean las condiciones, menos confusiones surgirán.

Indicadores de desempeño (KPI)

Si evaluamos el rendimiento o llevamos a cabo alguna medición respecto al mismo, es conveniente que agreguemos los indicadores que debe alcanzar el puesto. Nos facilitará corroborar si la persona que ocupa el puesto ha alcanzado esos objetivos. Aun si llevamos un simple KPI, conviene que lo incluyamos.

Adicionales (opcionales)

El rango o banda salarial es opcional, yo prefiero incluirlo, ya que facilita la creación de la oferta de empleo, pero además nos asiste en la formación las escalas para alcanzar incrementos constantes. Por supuesto, incluir a las personas que participaron en el armado de la descripción ayuda cuando necesitemos acceder a alguien para esclarecer dudas que nos surjan sobre la mismsa.

Ejemplo Descripción de Puestos

🗂️ ¿Dónde lo guardamos?

Podés usar: Excel, Word, Formularios online (Notion, Canvas, Google Docs, etc.), o incluso desarrollarlo en tu sistema interno.

Lo importante es que:

📚 En resumen

Una buena descripción de puestos:

🧠 Ejercicios prácticos

👉 Ejercicio 1: ¿Qué descripción necesita esta empresa?

A continuación, se describen 3 empresas ficticias. Tu tarea es analizar cada una y proponer qué tipo de estructura de descripción de puestos sería más útil para organizar el trabajo en cada caso.

🏢 Empresa A – Start-up tecnológica

Preguntas:

  1. ¿Cómo organizarías la descripción de puestos?
  2. ¿Qué puntos de la plantilla te parecen más importantes?
  3. ¿Qué método usarías para recolectar la información?

🏪 Empresa B – Cadena de retail con 10 locales

Preguntas:

  1. ¿Es importante que cada puesto tenga una descripción? ¿Por qué?
  2. ¿Qué datos incluirías en las descripciones de puestos de los encargados de local?
  3. ¿Cómo facilitarías la actualización de estas descripciones?

🏭 Empresa C – Fábrica de autopartes

Preguntas:

  1. ¿Qué desafíos puede haber al describir los puestos de línea de producción?
  2. ¿Qué indicadores de desempeño incluirías?
  3. ¿Cómo asegurarías que todos los supervisores apliquen las mismas tareas/responsabilidades?

👉 Ejercicio 2: ¡Armá tu primer organigrama y descripción de puestos!

Objetivo: Crear un organigrama sencillo y una descripción de puestos con base en la siguiente lista.

Contexto ficticio: Empresa "VerdeClaro", dedicada al diseño sustentable.

Puestos:

Tareas:

  1. Dibujá un organigrama que represente cómo se relacionan entre sí estos puestos.
  2. Elegí 1 puesto y redactá su descripción. No olvides incluir: Título del puesto | Área/departamento | A quién reporta | Objetivo del puesto | Tareas principales | Requisitos (formación, habilidades, experiencia) | Condiciones laborales.

🎯 Podés hacerlo en papel, Excel, Canva, Miro o cualquier herramienta con la que te sientas cómodo/a.