Práctica Recursos Humanos

📌 Módulo 9: Encuesta de Clima Laboral ✨

La Encuesta de Clima Laboral es una de las herramientas que nosotros como RRHH tenemos disponibles para comprender cómo se sienten las personas dentro de nuestra organización. Permite conocer la percepción del personal respecto de nuestra cultura organizacional.

Su propósito principal es ofrecer una radiografía honesta del ambiente laboral que nos permitirá tomar acciones que generen cambios reales que contribuyan al bienestar del personal y a la competitividad de la empresa.

Es fundamental que, si decidimos implementar esta herramienta, mantengamos un principio esencial: la encuesta debe ser totalmente anónima y no estar expuesta a represalias. Nuestra misión es comprometernos con mejoras, incluso cuando los resultados sean desfavorables.

Por lo tanto, si como organización no estamos preparados para analizar los resultados, lo más conveniente es esperar hasta que estemos listos para implementarla. A veces, la información nos puede incomodar; se necesitará valor y madurez.

🎯 Objetivo de la Encuesta de Clima Laboral

La encuesta, como mencionamos antes, nos brinda la oportunidad de conocer cómo ven los empleados a nuestra empresa. Algunos de los temas que podemos identificar son:

• Conocer el nivel de satisfacción y compromiso del personal.
• Identificar prácticas que motivan.
• Detectar áreas problemáticas que pueden afectar la retención.
• Analizar la calidad del liderazgo en distintos niveles.
• Evaluar la efectividad de la comunicación interna.
• Comprender cómo se viven los valores de la empresa en la práctica.
• Medir cómo se perciben espacios, herramientas y condiciones de trabajo.

Los resultados los vamos a transformar en acciones concretas que favorezcan la motivación y la mejora continua. Será necesario crear un cuestionario que nos brinde los datos buscados.

🦹‍♂️ La importancia del anonimato

Garantizar el anonimato es el pilar crucial para lograr respuestas honestas en nuestra encuesta.

Si las personas sienten que pueden ser identificadas, es posible que no se expresen de forma honesta, posiblemente no sean muy críticas o puede que, directamente, decidan no participar. Peor aún, si en algún momento, en una versión anterior, nos encontramos con una respuesta que no ha sido de nuestro agrado y la utilizamos para sancionar o señalar a alguien, vamos a terminar por romper la confianza en el proceso.

Por lo tanto, como RRHH debemos garantizar:

• No se van a rastrear identidades.
• No solicitar datos innecesarios en la encuesta.
• No exigir participación obligatoria.
• No relacionar respuestas con evaluaciones de desempeño.
• No penalizar áreas con baja participación.

Sí, es posible que se produzca desconfianza si solicitamos datos de categorización, como edad, antigüedad o departamento. Lo cierto es que estos datos son imprescindibles para poder determinar de forma más precisa los problemas en cada departamento. Por lo tanto, si un departamento está formado por un número reducido de personas, los empleados suelen sospechar que resulta evidente identificar al personal. Por ende, es aconsejable que no mostremos esta información a los gerentes cuando esto ocurra.

🚨👉 Una baja tasa de participación o la negativa a participar en la encuesta, incluso, son indicadores importantes acerca de nuestra cultura organizacional. Deberemos indagar si fue por falta de confianza en ratificar el anonimato o por una baja motivación.

🧩 Metodologías para realizar la encuesta

Aquí les presento diferentes métodos para conocer el clima laboral. Algunos serán más efectivos que otros y en ocasiones dependerán del grado de confianza y la cultura de la empresa:

1. Encuesta anónima (recomendada) 😉

   Es la opción más utilizada y recomendada, ya que ofrece datos más representativos. La poder llevar a cabo de forma interna (creada por RRHH) o mediante un proveedor externo para reforzar el anonimato.

2. Focus Group

   Creamos grupos pequeños con el fin de discutir temas específicos. Su mayor inconveniente es que no fomenta el anonimato y puede generar presión social o miedo a hablar. Dependerá en gran medida de nuestra cultura organizacional.

3. Entrevistas con managers

   En este caso, los managers pueden ser los encargados de realizar las entrevistas a su personal. El gran riesgo es que probablemente las personas no quieran expresar temas sensibles frente a un superior o alguien interno.

4. Método híbrido

   Encuesta anónima + entrevistas para profundizar algunos hallazgos. Combinamos los métodos anteriores.

El método que escojamos estará sujeto al siguiente factor: favorecer las respuestas honestas. Si tenemos una cultura saludable, las entrevistas o focus groups serán de gran efectividad, los managers obtendrán los resultados en el momento. Es ideal para empresas de poco personal. Mientras que en empresas grandes, lo mejor es la encuesta anónima, nos permitirá alcanzar a la mayor parte del personal.

Otro elemento que debemos tener en cuenta al elegir un método es el tiempo. Realizar las encuestas o entrevistas consume tiempo que quitamos de las tareas diarias.

🎨 Diseño del cuestionario

Al elaborar el cuestionario, es esencial que seamos meticulosos y precisemos con claridad los temas que deseamos abordar. Vamos con algunas recomendaciones a considerar al crear el cuestionario: 😉

• Definir qué queremos medir => con la encuesta de clima laboral es conveniente enfocarnos en las siguientes áreas:

  

  Nos podemos enfocar en tratar todos o solamente algunos de los temas. El enfoque obedece a si queremos tratar algún tema en especial o a la cantidad de preguntas que pretendemos en nuestro cuestionario.

• Preguntas claras y simples => es importante que evitemos en lo posible tecnicismos o preguntas ambiguas. Principalmente para no confundir a los encuestados, que nos lleve a obtener resultados confusos. A veces, sin saberlo, preguntamos lo mismo, pero con diferentes tonos.

  🤓TIP: Una vez que hayan formulado las preguntas, pidan a un compañero que trate de responderlas y verifique que sean fáciles de entender.

• Escalas estandarizadas => podemos enfocarnos en preguntas de SÍ o NO, o bien en la escala que va de Malo a Excelente. Si nuestra finalidad es calcular valoraciones, las escalas del 1 al 5 o del 1 al 10 también son una alternativa válida. Lo crucial es que, al convertir las respuestas en datos, consigamos la información que buscamos.

  🚨 Es necesario tener cuidado con las preguntas de escalas que no se vuelva una valoración de SÍ o NO. Afectará a nuestros resultados.

• Evitar encuesta larga => debe poder completarse en 10 o 15 minutos como máximo. Un cuestionario que se perciba como extenso puede provocar que, por compromiso, las personas respondan de forma automática.

• Incluir espacio para comentarios => es una buena opción por si queremos obtener "un extra" de algunas de las preguntas.

  🎯 Es recomendable reservar 1 o 2 preguntas para la libre respuesta de las personas. Principalmente para obtener algún aspecto que no hemos logrado con el cuestionario.

• Considerar el tiempo y entorno de realización => idealmente, es que se responda dentro del horario laboral. Debemos otorgar un espacio que garantice el anonimato y sin presiones.

  💻 Hoy en día, la tecnología nos brinda enormes ventajas; una encuesta en línea que se puede contestar desde cualquier lugar proporciona la comodidad de responder en el momento más adecuado para cada persona.

❌ Errores comunes que deben evitarse

Vamos a centrarnos en un par de prácticas que pueden entorpecer la validez de nuestros datos.

• 🔸Premiar a áreas por mayor participación => podemos incentivar a respuestas poco honestas o incluso que alguien responda por otros. Es preferible fomentar la participación a través de la comunicación y el compromiso genuino.
• 🔸Hacer la encuesta demasiado larga => podría provocar que los individuos se cansen al responder y, por su deseo de terminar, respondan por compromiso, lo cual provocaría una reducción en la calidad de nuestra información.
• 🔸Preguntar por datos sensibles que permitan identificar personas => recuerden que el anonimato es nuestro pilar, garantizarlo es crucial. Si bien utilizamos categorizaciones, es primordial que utilicemos rangos.
• 🔸No comunicar resultados => evitamos la desconfianza. Presentar los resultados de la encuesta hace que los trabajadores se den cuenta de que valoramos su opinión y el tiempo que dedican a responder.
• 🔸No aplicar planes de acción => la encuesta sin acción destruye nuestra credibilidad. Aunque sea una acción mínima, es preferible actuar que no hacer nada. Sin embargo, la acción debe ser significativa.

🤔 ¿Cómo interpretar los resultados?

Llegó el momento de interpretar los resultados de nuestra encuesta, debemos analizar los mismos con rigor, prudencia y evitando sesgos. Como departamento de RRHH, debemos:

• Identificar tendencias claras, son las que van a guiar los planes de acción. En cuanto a los casos aislados, debemos monitorearlos y establecer si son urgentes.
• Comparar áreas. Recordar que los departamentos de pocas personas, debemos proteger su anonimato.
• Analizar resultados junto con los managers responsables. Con ellos vamos a determinar qué temas requieren mayor atención que otros.
• Conectar los datos con métricas de People Analytics.
• Identificar mejoras respecto a años anteriores. Contrastar los datos nos permite entender si las estrategias de acción implementadas anteriormente fueron las adecuadas.

Los datos obtenidos los vamos a poder agrupar en:

• Fortalezas culturales
• Áreas a monitorear
• Problemas críticos

Aquí es donde la elaboración de dashboards (con gráficos de torta, barras y promedios por dimensión) adquiere relevancia; estos simplifican el proceso de comunicar los resultados a toda la compañía.

📣 Comunicación de los resultados

Como lo hemos mencionado anteriormente, la transparencia en la comunicación de los resultados será la base de credibilidad en nuestro proceso. Es recomendable:

• Elaborar y presentar una hoja resumen con los indicadores más relevantes.
• Comunicar tanto lo bueno como lo malo.
• Realizar una presentación simple, clara y accesible.
• Agradezcamos al personal por su participación en la encuesta.
• NO incorporar aún los planes de acción.

👉 Con el fin de aumentar la confianza y el grado de participación, es conveniente que seamos honestos y presentemos nuestros puntos débiles. Estaremos mostrando que estamos abiertos a escuchar y mejorar.

🪄 Plan de acción

Entramos en el proceso de diseñar y aplicar los planes de acción. Recuerden que los mismos deben estar sustentados por los datos de las encuestas. Los mismos pueden ser:

• Transversales => que apliquen a toda la empresa. Por ejemplo: mejorar comedor, comunicación interna, beneficios, ergonomía.
• Individuales por área => aplican cuando un departamento presenta una problemática particular. Por ejemplo, mejorar el trabajo en equipo en el área de ventas, la comunicación en el área de producción o el liderazgo en el área de logística.
• Híbridos => una combinación de ambos. Por ejemplo, mejorar la comunicación interna en toda la empresa y la forma en que RRHH comunica.

🗝️ Recomendaciones clave:

• Los planes los debemos constituir junto a los managers.
• Priorizar acciones basadas en el impacto y la viabilidad.
• Deben ser realistas y medibles.
• Asignar responsables claros para cada acción.
• Establecer plazos realistas para la implementación.
• Comunicar el plan de acción a toda la organización.
• Se pueden incluir incentivos cuando se alcancen mejoras reales.

🚨 No olvidar que, si no diseñamos correctamente o acertamos en nuestro plan de acción, terminaremos por empeorar el problema antes que solucionarlo. Por ejemplo, observamos un problema de liderazgo y por ello decidimos enviar al área de logística a unas clases de yoga.

😉 TIP: En ocasiones es conveniente enfocarse en lo pequeño que en lo grande. Por ejemplo, detectamos unas pequeñas quejas respecto a la comida, buscar soluciones a una comida más saludable favorece no solo a unos pocos.

♻️ Seguimiento y mejora continua

Recapitulando, la encuesta de clima laboral no es un suceso aislado, sino parte de un ciclo que se repite cada año y en el cual atravesamos las etapas subsiguientes:

1. Planificación y diseño de la encuesta.
2. Comunicación
3. Ejecución
4. Análisis
5. Comunicación de los resultados
6. Plan de acción
7. Seguimiento
8. Evaluación final
9. Rediseño y volvemos a empezar el próximo año.

Para cerrar, la Encuesta de Clima Laboral es una herramienta transformadora que debemos implementar con seriedad y transparencia, pero principalmente, enfocada en las personas de nuestra organización.

No solo nos brinda información útil, sino que también colabora en el fortalecimiento de la cultura y la confianza, impulsa el compromiso de las personas, contribuye a su motivación y posibilitará que la compañía progrese anualmente.

👉 Su verdadera fuerza reside en escuchar a las personas y actuar en consecuencia. 💪

🧠 Ejercicios prácticos

👉 Ejercicio 1 – Reflexión interna

Pensá en tu empresa actual o una donde hayas trabajado:

1. ¿Qué señales observaste que mostraban que existía (o no) confianza suficiente para realizar una encuesta de clima?
2. ¿Cómo crees que reaccionarían las personas si recibieran una encuesta mañana?
3. ¿Cuáles serían los temores que podrían surgirles?

Objetivo: identificar barreras culturales antes de implementar el proyecto.

👉 Ejercicio 2 – Diagnóstico previo

Antes de diseñar la encuesta, respondé:

1. ¿Qué tres dimensiones culturales creés que son las más necesarias de medir este año?
2. ¿Por qué?
3. ¿Qué impacto tendría mejorar cada una de ellas?

Objetivo: priorizar dimensiones estratégicas.

👉 Ejercicio 3 – Aplicado

Diseñá un micro-plan de acción corto basado en el siguiente escenario:

La encuesta anual reveló que la dimensión peor valorada es comunicación interna. Los comentarios mencionan que el personal no se entera de cambios, que la información llega tarde, y que cada área “trabaja por su cuenta”.

El plan debe incluir:

1. Una acción transversal.
2. Una acción específica para un área particular.
3. Un indicador sencillo para medir si mejoraron.
4. Un plazo razonable para evaluar el progreso.

Objetivo: practicar la traducción de datos en acciones concretas.

🪄 Extra

A continuación les facilito un ejemplo de cronograma para nuestro Plan de Encuesta de Clima Laboral. No necesariamente deben comenzar en enero, pueden utilizar el inicio del año fiscal. Lo importante es que no olviden diseñarlo, los ayudará a establecer plazos para cada una de las etapas.

🗓️ Ejemplo de Cronograma Anual de Encuesta de Clima Laboral

📍Enero – Planificación

• Definir objetivos del año (¿qué queremos medir y por qué?).
• Revisar los resultados del año anterior.
• Ajustar o rediseñar el cuestionario.
• Definir indicadores, escalas y categorías de análisis.
• Alinear expectativas con dirección y managers.

📍Febrero – Preparación del proyecto

• Selección de metodología (encuesta interna o proveedor externo).
• Armado del soporte técnico (formulario, plataforma, accesos).
• Redacción del plan de comunicación interna.
• Capacitación breve a los managers sobre cómo acompañar el proceso.

📍Marzo – Comunicación previa

• Lanzamiento de la campaña de comunicación: anuncios por mail, afiches, reuniones, intranet.
• Recordatorios del carácter 100% anónimo.
• Explicación clara del objetivo y los beneficios para el personal.

📍Abril – Ejecución de la encuesta

• Envío del formulario a toda la plantilla.
• Apertura de 1 a 2 semanas para responder.
• Envío de recordatorios suaves (sin presionar).
• Soporte técnico para quien lo necesite.

📍Mayo – Procesamiento y análisis

• Revisión de participación por área.
• Limpieza y validación de datos.
• Análisis por dimensiones (liderazgo, comunicación, cultura, etc.).Identificación de puntos críticos y fortalezas.
• Preparación de dashboards y gráficos simples.

📍Junio – Presentación de resultados

• Presentación a Dirección.
• Presentación a managers.
• Comunicación al personal (resumen ejecutivo).
• Agradecimiento por la participación.

📍Julio – Agosto – Diseño del Plan de Acción

• Workshops con managers y RRHH para priorizar problemáticas.
• Definición de soluciones transversales e individuales.
• Selección de responsables y plazos.
• Aprobación de presupuestos si corresponde.

📍Septiembre – Implementación del Plan de Acción

• Lanzamiento interno.
• Comunicación transparente de las medidas que se tomarán.
• Inicio formal de actividades y cambios planificados.

📍Octubre – Noviembre – Seguimiento

• Reuniones con managers para monitoreo.
• Encuestas cortas para medir avances (opcional).
• Ajustes si se detectan desviaciones.

📍 Diciembre – Cierre del año

• Evaluación del impacto de las acciones.
• Reconocimiento de áreas o equipos con mejoras destacadas.
• Documentación de aprendizajes y sugerencias para el próximo año.
• Comunicación de cierre a toda la empresa.