Práctica Recursos Humanos

📌 Módulo 4: Selección de Personal

Vamos a abordar, desde la teoría, el procedimiento de "Reclutamiento o Selección de Personal". El módulo se enfocará en los pasos que deberemos seguir para llevar a cabo el proceso de reclutamiento. Pero antes de comenzar, necesitamos comprender de qué se trata. Vamos a ello. 😉

¿Qué es el Reclutamiento?

El reclutamiento o selección de personal es el proceso mediante el cual nuestra empresa buscará cubrir las posiciones vacantes, con el fin de lograr el correcto funcionamiento de la misma. Para ello, contamos con dos caminos posibles:

• Reclutamiento externo: Mediante una postulación de vacante de trabajo, procederemos a buscar en el mercado externo de trabajo al perfil que más se adecue al puesto vacante.
• Reclutamiento interno: Más simple, vamos a ocupar el puesto vacante mediante la promoción del personal que ya forme parte de la empresa (ideal para el proceso de planeamiento de carrera, lo veremos más adelante).

Ambas opciones tienen como objetivo encontrar al perfil de candidato que mejor se ajuste al puesto disponible, tanto en términos de competencias como de adaptación a la cultura organizacional.

Añadimos que no solo el candidato debe satisfacer gran parte de las características del puesto; también durante el proceso de entrevistas buscaremos identificar si los candidatos poseen mayor afinidad con la cultura de la empresa. Sin embargo, en algunas situaciones podríamos optar por un perfil novedoso con el objetivo de darle un giro a la cultura; esto ocurre frecuentemente en posiciones de liderazgo o directivos.

¿Cómo se inicia el proceso de Selección?

Nos enfocaremos en describir el proceso de selección desde la teoría, por lo cual debemos advertir que los métodos de reclutamiento pueden cambiar entre las distintas compañías. Sin embargo, nuestra meta es ser capaces de entender y realizar el proceso de selección con la mayor profesionalidad posible. Iniciemos... 😊

1. Solicitud de personal: Si un departamento tiene una vacante que necesita cubrir, debe enviar una solicitud a Recursos Humanos (esto puede hacerse a través de un formulario o por correo electrónico). Supongamos que el departamento de Administración necesita ayuda. El director o gerente del departamento debe pedir oficialmente a RRHH que empiece el proceso de búsqueda para llenar la vacante. Nosotros, como Recursos Humanos, deberemos verificar la solicitud que nos fue remitida.

2. Análisis del puesto: Una vez confirmado que debemos comenzar con el proceso de reclutamiento, es necesario identificar la descripción del puesto correspondiente y comprobar si está actualizada. La usaremos para elaborar la oferta laboral. Después, como un extra para nuestros registros de RRHH, podemos examinar si el puesto tiene antecedentes de alta rotación o si es una nueva necesidad estratégica.

3. Definición del plan de reclutamiento:

Ahora que ya poseemos la descripción del puesto, comenzaremos por organizar el proceso de selección, teniendo en cuenta los siguientes puntos: 👇

• ¿Interno o externo?
• ¿Lo gestionaremos nosotros o con ayuda de consultoras?
• ¿Dónde se publicará la vacante?
• ¿Cuánto tiempo estará abierta?
• ¿Qué tipo de entrevistas o evaluaciones aplicaremos?

Si elegimos cubrir la vacante mediante un candidato interno, solamente con acceder a nuestros "planes de carrera" obtendremos a nuestro candidato.

Si nuestra decisión es seleccionar a un candidato externo, entonces sí, tendremos que definir cómo continuaremos con el proceso de reclutamiento. Una consultora puede ser de ayuda cuando no dispongamos de las herramientas o el tiempo necesario para llevar adelante el proceso.

Es fundamental recordar que no todos los portales de empleo logran el mismo número de perfiles para diferentes posiciones. En algunos de ellos será más fácil encontrar perfiles que en otros, y algunos portales solo se centran en ciertos perfiles exclusivos, como los de IT. Si es posible, se aconseja mantener un registro o KPI de la eficiencia de cada uno; esto hará más fácil nuestro trabajo en el futuro.

Finalmente, vamos a determinar el tiempo que la vacante estará abierta. Este debe seguir el período de tiempo establecido por la unidad solicitante para cubrir el puesto vacante. Con el conocimiento del tiempo disponible, podemos organizar cuánto durará la oferta abierta para recibir CV y definir los tipos de entrevistas y las pruebas que se llevarán a cabo con los postulantes.

🧩 Es importante tener bien definidos todos los puntos anteriores antes de comenzar con la búsqueda de candidatos.

🎯 ¿Cómo crear una oferta laboral efectiva?

Definidos los puntos anteriores, estamos listos para crear nuestra oferta laboral. Recuerden que el objetivo de la misma es atraer talento a nuestra empresa.

🔶 Podrán afirmar que el prestigio de una compañía garantiza que siempre se presente el mejor talento, y puede ser verdad. Sin embargo, una oferta de trabajo con reglas bien definidas también cumple ese objetivo. ¿A qué trabajador no le gustaría que una oferta fuese lo más clara posible?

Para elaborar anuncio apropiado de nuestra oferta de trabajo, necesitamos respaldarlo con la descripción del puesto, y deberemos señalar de manera precisa y clara los siguientes aspectos:

• Funciones principales.
• Requisitos del perfil.
• Competencias esperadas.
• Condiciones laborales.

💡 Sugerencia: Para hacer más fácil nuestro trabajo en futuras ofertas, podemos establecer un modelo propio de oferta laboral. Cuando sea necesario, solo habrá que copiar y pegar la información necesaria para cada puesto vacante. Hay compañías que deciden incorporar un breve resumen de su cultura empresarial en sus ofertas de trabajo. Sin embargo, si consideran que algo es digno de ser mencionado, no duden en incluirlo en la oferta laboral.

🚨Importante: Si hacemos una oferta laboral a través de un sencillo banner, no podemos dejar de lado los datos de contacto para que los candidatos sepan a dónde enviar su CV.

🧩 Fases del proceso de reclutamiento

Ya estamos listos para comenzar con el reclutamiento de personal. A continuación veremos los pasos que podemos seguir con el fin de lograr un proceso de selección ordenado.

Nuestro proceso de reclutamiento se desarrollaría de la siguiente forma. Veamos los pasos sugeridos:

1. Tengan en cuenta que el primer paso es cuando obtenemos la solicitud del departamento que quiere ocupar la vacante. No olvidar verificar los pormenores técnicos de la oferta con el director o gerente del área.

2. Procedemos a planificar todo el proceso: desde el presupuesto, fuentes de reclutamiento, tiempo estimado del proceso y aval del departamento solicitante.

3. Publicamos la vacante en nuestras fuentes de reclutamiento (los portales web) y comenzamos con la recolección de los CVs.

4. Filtro inicial: Manual o asistido por sistemas ATS. Es muy probable que recibamos numerosas postulaciones, por lo que nos veremos en la obligación de filtrar los CVs; de esta manera, reducimos el grupo y nos facilitará avanzar con la fase de las entrevistas.

5. Ahora realizamos el primer contacto, que puede ser por mail o teléfono. La entrevista telefónica nos facilitará el proceso de validar datos básicos y coordinar la entrevista principal, que puede ser presencial o virtual (la segunda facilita agilizar tiempos y, además, evitamos un gasto al entrevistado al hacerlo trasladarse).

6. Entrevista personal/virtual: Un espacio clave para obtener un conocimiento profundo del candidato. Nuestro foco será en la experiencia del candidato y en cómo se ajusta a la empresa. Es conveniente poseer una lista de preguntas para guiar la entrevista y también tener a mano el CV del candidato para hacer anotaciones.

   Las preguntas deben ser relevantes y alineadas con el perfil.

   En todo momento de la entrevista debemos ser profesionales y dar una imagen positiva de la empresa. Tener en cuenta que los candidatos también nos están analizando a nosotros y a la empresa, con el fin de conocer el entorno y ambiente de trabajo.

   🔔Sugerencia: Disponer de una guía con las etapas de la entrevista es una excelente ayuda memoria, que nos facilitará tener una entrevista ordenada.

7. Evaluaciones técnicas (si corresponde): Excel, idiomas, tests específicos, etc. Son perfectos cuando queremos saber hasta qué punto el candidato domina una herramienta que requerirá en su futuro trabajo. Podemos realizar estas evaluaciones con personal del área que hizo la oferta.

   Es importante tener en cuenta que algunos exámenes pueden suponer un gasto para la compañía, sobre todo si son manejados por terceros. Por esta razón, es apropiado que lo hayamos presupuestado con anterioridad.

8. Informe de candidatos: Presentamos al área solicitante la información detallada.

   

   Podemos generar el informe de acuerdo a nuestras necesidades, pero es importante que informemos al área solicitante sobre los aspectos que cumplen los candidatos con respecto a las exigencias del puesto. De esta manera, les ayudaremos a conocer mejor a los aspirantes y elegir el que se acomode mejor a sus estilos de trabajo, o para que tengan la posibilidad de hacer una entrevista propia y sacar sus propias conclusiones.

9. Decisión y propuesta formal: El jefe directo define al candidato que ocupará la vacante, y por ello luego deberemos acercarle la propuesta de empleo.

   🫶 Consejo: Es aconsejable notificar a los otros candidatos que el proceso ha terminado. Podemos realizar un pequeño feedback. No obstante, lo esencial es concluir el ciclo de forma apropiada. Nuestro objetivo es causar una buena impresión en los postulantes para que mantengan su interés en nuestra empresa. Además, si el ingreso del primer candidato no se logra oficializar, estos pueden ser considerados como posibles sustitutos en el futuro.

10. Confirmación e ingreso: Si el candidato acepta, debemos recopilar la documentación requerida para su legajo. Deberemos determinar el día y horario de ingreso, los beneficios que obtendrá, su jornada laboral y el tipo de contrato. Es imprescindible que se expongan con claridad todas las condiciones laborales.

Nuestro proceso de reclutamiento concluye una vez que el empleado ingresa en la compañía. Aunque pueda parecer inusual, me estoy refiriendo al momento en que la persona se incorpora el primer día de trabajo a la empresa. Consideren que puede ocurrir un evento excepcional (como recibir una propuesta de otra compañía o decidir no trabajar con nosotros al final), tendremos que comenzar con el proceso, es por eso que debemos tener candidatos de reserva.

📄 Documentos útiles durante el proceso

🚨 Tip: Podemos llevar un registro de todo el proceso. Nos servirá para agilizar o mejorar futuros procesos.

Creamos una carpeta en la que podremos incluir los siguientes documentos:

• Formulario de solicitud (MRF) => recuerden es el formulario que inició el proceso de selección.

• Descripción del puesto => podemos guardar una copia de nuestro manual.

• CVs seleccionados => de utilidad para crear la base con candidatos de reserva.

• Hoja de entrevista => al igual que el punto anterior, facilita recordar los perfiles de los candidatos.

• Referencias laborales => son a elección, especialmente si las hemos solicitado.

• Carta de oferta => la podemos guardar aquí o junto al legado del nuevo empleado.

🔎 Reportes y seguimiento

Realizar análisis de nuestros procesos nos permitirá comprenderlos y optimizarlos. Ellas nos permitirán saber:

• Tiempo promedio del proceso.
• Performance de nuevos ingresos.
• Fuente de reclutamiento más efectiva.
• Tipos de contrataciones.
• Retención de talento.

Los invito a generar los suyos. En el módulo de "People Analytics" trataremos abordar los mismos.

🧠 Ejercicios prácticos

👉 Ejercicio 1: Análisis de estrategia de reclutamiento

A continuación, se presentan tres situaciones empresariales. Elegí si aplicarías reclutamiento interno o externo en cada caso. Justificá tu elección.

🏢 Empresa tecnológica en crecimiento necesita incorporar un Project Manager con visión innovadora y experiencia en startups.

• 8 personas trabajando.
• Roles mixtos (por ejemplo, una persona hace diseño, atención al cliente y redes sociales).
• Alta rotación de tareas y cambios frecuentes.
• Poca documentación.

Preguntas:

1. ¿Cómo organizarías la descripción de puestos?
2. ¿Qué puntos de la plantilla te parecen más importantes?
3. ¿Qué método usarías para recolectar la información?

🏪 Industria metalúrgica familiar quiere cubrir el puesto de jefe de producción, tras la jubilación del actual responsable.

• 130 empleados en total.
• Cada local tiene su propio encargado y equipo.
• Existe un área administrativa central.

Preguntas:

1. ¿Es importante que cada puesto tenga una descripción? ¿Por qué?
2. ¿Qué datos incluirías en las descripciones de puestos de los encargados de local?
3. ¿Cómo facilitarías la actualización de estas descripciones?

🏭 Agencia de marketing abre una nueva unidad de negocios de influencers y necesita un perfil junior con manejo de redes.

• 300 empleados.
• 3 turnos rotativos.
• Procesos altamente estandarizados.
• Existen supervisores por línea.

Preguntas:

1. ¿Qué desafíos puede haber al describir los puestos de línea de producción?
2. ¿Qué indicadores de desempeño incluirías?
3. ¿Cómo asegurarías que todos los supervisores apliquen las mismas tareas/responsabilidades?

👉 Ejercicio 2: Simulación de reclutamiento

Imaginá que estás a cargo del proceso de reclutamiento para cubrir la siguiente vacante. Dibujá tu plan de trabajo (puede ser una lista o cuadro) con los pasos que seguirías.

Contexto ficticio: Empresa "VerdeClaro", dedicada al diseño sustentable.

Puestos:

• Puesto: Analista de Recursos Humanos
• Tareas: Publicación de vacantes, entrevistas, onboarding, soporte administrativo.
• Requisitos: 1 año de experiencia, formación en RRHH, manejo de Excel, buena comunicación.
• Competencias: Proactividad, empatía, organización.
• Horario: Lunes a viernes de 9 a 18 h (presencial).

Tareas:

1. Dibujá un organigrama que represente cómo se relacionan entre sí estos puestos.
2. Elegí 1 puesto y redactá su descripción. No olvides incluir: Título del puesto | Área/departamento | A quién reporta | Objetivo del puesto | Tareas principales | Requisitos (formación, habilidades, experiencia) | Condiciones laborales.

🎯 Podés hacerlo en papel, Excel, Canva, Miro o cualquier herramienta con la que te sientas cómodo/a.